Neste artigo vou passar para você 4 ferramentas que costumo utilizar, desde a época em que atuava como freelancer, para organizar minhas demandas e, principalmente meu tempo.

Ter noção do tempo que se gasta nas demandas do dia-a-dia é essencial para quem trabalha por conta própria e quer empreender. Afinal, você não tem um chefe ou patrão te contratando para estar presencialmente em um lugar sem que, necessariamente, todo seu expediente esteja povoado por demandas. A principal sacada é que o seu preço no mercado é por tempo, e não por mês. Se você já é freela ou empreendedor solo, sabe muito bem disso.

Pensando nisso, fiz essa listinha aqui com 4 ferramentas que uso diariamente para otimizar minha produtividade e, ao final, um hack que ampliou o meu campo de visão sobre minha própria rotina de trabalho e me possibilitou uma otimização muito bacana de tempo investido.

 

1 – Prima ERP

 

O Prima ERP é um sistema que funciona 100% online e permite ao usuário, de forma ágil e fácil, gerenciar seu tempo (e também o tempo da sua equipe) gasto em projetos ou demandas específicas, gerar relatórios e faturas dos projetos e atividades. Utilizo esta plataforma há muito tempo e, com ela, comecei a compreender melhor minha rotina, tendo clareza do tempo que empenho em determinada demanda, agendando minhas entregas de forma cada vez mais precisa e, ao final do ciclo de atendimento, posso apresentar um relatório de horas/tarefas para que o cliente tenha plena consciência de todas as etapas do projeto.

 

2 – Trello

O Trello é uma plataforma muito interessante para trabalhos em equipe. A grosso modo, ele funciona como um quadro de tarefas, onde você pode visualizar todo o projeto organizado em ações específicas, bem como identificar facilmente os responsáveis por determinadas ações. As notificações de tarefas atribuídas a cada participante do projeto são enviadas via email. Assim, ninguém da equipe perde o prazo por “falta de aviso”.

Em um primeiro momento, o fato de ver o trello como um quadro vazio pode assustar e, por muitas vezes, bloquear nossa mente para a miríade de possibilidades de uso que ele apresenta.

Por isso, aqui vai uma dica: dê uma estudada em metodologias ágeis, como Kanban, Scrum e procure construir seus boards utilizando essas metodologias. A estrutura de uso dos elementos do trello funciona mais ou menos assim: 1) Você cria colunas 2) Nas colunas você coloca Tags 3) Nas tags você pode: colocar a ação específica, descrição, atribuir essa tag a algum membro da sua equipe, inserir checklists, comentários, links para documentos do google drive, subir imagens, inserir deadlines e muito mais.

Eu geralmente começo um board criando as seguintes listas: A fazer, Em Andamento, Finalizado, Pendente e Brainstorm. A partir disso, vou povoando as listas com as tags de ação.

3 – Mapa Mental

O Mapa mental é um conceito mágico que adoro utilizar nos projetos. Com o mapa mental conseguimos um nível de conceituação muito preciso e, por vezes, identificar pontos no projeto que não havíamos percebido. É interessante observar que o mapa mental é uma ferramenta de mão dupla: podemos tanto partir de um conceito abrangente e, a partir dele, chegar em uma infinidade de conceitos, quanto a partir do cruzamento de conceitos aparentemente desconexos e distantes, chegar a uma síntese ideal para a aplicação da sua ideia. Para a construção do mapa mental, além do bom time papel e canetinhas coloridas, que gosto muito, uso também duas ferramentas: o Google Drawings, que permite construir mapas em equipe (o que otimiza minha produtividade e, por isso é minha primeira opção) e o XMind, que você pode fazer o download gratuitamente e começar a construir belos mapas para apresentar para seu time e, também para seu cliente.

 

4 – Agenda

 

A importância da agenda faz com que essa ferramenta não fique de fora da lista. Eu costumo pensar que as tarefas agendadas criam um espaço livre na minha cabeça, pois a partir do momento em que eu transfiro isso da minha cabeça para a agenda, eu consigo mais espaço livre para produzir. É mais ou menos assim: eu não preciso ficar enchendo minha cabeça com tarefas que não carecem da minha atenção no momento e que, além disso, posso ser lembrado automaticamente. Por isso uso a agenda do Google, que me avisa do compromisso, tanto no computador quanto no celular (no meu caso a notificação é como um despertador). Me livrando dessa preocupação com um compromisso que acontecerá, consigo maior equilíbrio mental para focar na demanda atual.

 

Agora o Hack perfeito para alavancar meu potencial e aproveitar meu tempo de forma otimizada.

Este Hack não é encontrado online, mas também é gratuito. Você não precisa sair de onde você está para atingi-lo e também não precisa de outras pessoas para ajudá-lo com ele. Você encontra este hack dentro de você: é o foco.

Talvez esta seja a ferramenta mais importante de todas. É ela que vai fazer com que você acorde motivado, sem esperar pela sexta e odiar a segunda, disposto a encarar suas atividades e realiza-las no seu máximo desempenho, entregando o melhor que você pode. É ela que te impele a estudar cada vez mais para melhorar seu rendimento e ampliar seu conhecimento acerca daquilo que você gosta.

A partir do momento em que você alinha seu foco, você começa a entender o tempo como um parceiro, utilizando-o da melhor forma possível.

Em tempos tão corridos, onde nos acostumamos a escutar frases do tipo “oh, como o dia passou rápido”, “o ano passou e eu nem vi”, “nossa, essa semana voou”, temos que ter a consciência de que, aproveitando nosso tempo da melhor forma possível, conseguimos acompanhar o mesmo ritmo do relógio.

Com o foco apontado para um objetivo, automaticamente você adquire vontade e disciplina para chegar onde quer que seja.

Espero que o artigo tenha ajudado. Deixa nos comentários se você já usa alguma das ferramentas citadas aqui no artigo e, se você utiliza outras, me indica também que vou adorar experimentar.